La ley Nº 19.799 del año 2003, señala en su artículo 3º inciso 2º letra b) que la firma electrónica no puede ser usada en los actos o contratos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, caso en que se encuentran los actos y contratos que por disposición de la ley deben otorgarse ante notario público y que deben ser suscritos ante este ministro de fe por los otorgantes.
La mayoría de dichos actos o contratos para su plena eficacia deben a su vez ser inscritos en los Registros Públicos a cargo de los Conservadores, esto es, los Registros de Propiedad, Hipotecas y Gravámenes, de Interdicciones y Prohibiciones de Enajenar, de Comercio, de Minas, de Aguas y de Prendas Especiales sin Desplazamiento, esto es, los Registros de Prenda Agraria, Prenda Industrial y Especial de Prenda.
Para requerir dichas inscripciones debe presentarse al Conservador copia autorizada por el Notario ante quien se otorgó, por su suplente o por el Notario interino o el Archivero Judicial en su caso.
El acto o contrato debe otorgarse ante el Notario y según lo ya expresado, no procede por consiguiente, por expresa disposición del art. 3º de la Ley 19.799 sobre firma electrónica, que dichos actos o contratos sean suscritos y/o autorizados mediante firma electrónica.
En cambio, no hay impedimento legal para que las copias de dichos actos y contratos pueden ser expedidos en soporte electrónico y que dichas copias sean suscritas por el notario mediante firma electrónica avanzada.
Tales copias, son por lo tanto, instrumentos idóneos para requerir las inscripciones conservatorias que procedan, las que necesariamente deberán practicarse en los Registros correspondientes en medio papel por la naturaleza de dichos Registros y forma que en los mismos deben practicarse las inscripciones.
Practicadas dichas inscripciones, la certificación de las mismas en el título que al efecto se presente al Conservador, esto es la copia de la matriz en medio electrónico, deberá hacerse en igual medio y tal constancia firmarse por el Conservador con su firma electrónica, siendo en tal caso adecuado dejar constancia en la inscripción del hecho de haberse practicado ella con copia remitida por medio electrónico, circunstancia que igualmente es recomendable se haga constar en la columna de observaciones del Libro Repertorio en que debe anotarse el título, en el que por expresa disposición legal, el Conservador no dejará de anotar el título que se le presente para su inscripción.
Razones de orden y prudencia hacen recomendable mantener un archivo en medio magnético con los títulos con arreglo a los cuales se hayan practicado inscripciones cuyo requerimiento se hubiere hecho por iguales medios.
Las copias de las inscripciones y los certificados de Hipotecas y Gravámenes y de Interdicciones y Prohibiciones de Enajenar que den u otorguen los Conservadores pueden, sin lugar a dudas, darse y otorgarse electrónicamente e igualmente suscribirse unas y otros mediante firma electrónica avanzada.
Ahora bien, para que todo lo dicho tenga aplicación, es necesario que Notarios y Conservadores incorporen a sus oficios la tecnología computacional que ello requiere y se establezca un sistema operativo que permita llevar a la practica este sistema de una manera orgánicamente funcional y uniforme en todos los Oficios Conservatorios de la República y evidentemente, aparece como lo más adecuado para ello actuar de manera corporativa a través de una labor conjunta de la Asociación de Notarios y Conservadores y de la Corporación Chilena de Estudios de Derecho Registral.
Hay que considerar que, como ministros de fe, formamos parte el Poder Judicial y somos agentes del Estado en el ámbito de nuestras funciones y por tanto no corresponde que un ente privado sea el que de fe de nuestra firma en las actuaciones ministeriales en que intervenimos, sin perjuicio que podamos contar con el apoyo tecnológico que un ente privado pueda proporcionarnos para ser nosotros mismos nuestros agentes certificadores ya sea en forma individual o corporativa, a través de la creación de un ente certificador de la firma electrónica con que se autoricen las copias de las escrituras públicas o privadas idóneas para practicar las inscripciones o subinscripciones que con ellas se requiera que se practiquen por los Conservadores, como también las copias de inscripciones, subinscripciones y certificados que por los Conservadores se den y otorguen en cumplimiento de las funciones que la ley les encomienda.
De todo lo dicho fluye que la tecnología informática, aplicada ya a nuestras funciones, puede ser optimizada dándole plena aplicación también a la firma electrónica en el ámbito que la ley Nº 19.799 permite.
Nos abocaremos al desarrollo de esta nueva aplicación de la informática a nuestras funciones y será ésta una oportunidad para que nuestro sistema registral dé un paso significativamente importante en su operatoria y quienes aún se mantienen al margen de la modernidad en la gestión de sus Oficios, se incorporen de lleno a la concreción de los propósitos reseñados, para que nuestro sistema registral alcance el nivel que le corresponde conciliando así la seguridad y certeza jurídica que evidentemente tiene, con los objetivos de publicidad que debe cumplir y con la importancia que tiene en la economía y el marco jurídico en que necesariamente debe aquella desenvolverse, alcanzándose de este modo los objetivos propios de todo sistema registral sin perjuicio de otros grados de perfectibilidad que sin lugar a dudas, como en toda institución son deseables y a los cuales propendemos.
