Edmundo Rojas García
MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA REGISTRAL
Propósito del sistema registral.
Tras 138 años desde su creación el sistema registral chileno ha demostrado su eficiencia y su eficacia para la seguridad y certeza contractual y de los derechos amparados mediante su inscripción. Es así como se puede afirmar que a la fecha se ha cumplido cabalmente el propósito del legislador en el sentido de que al cabo de cierto numero de años se encontrasen inscritos y al abrigo de todo ataque los bienes raíces, siendo entonces la inscripción un título incontrastable de propiedad y la posesión así inscrita, manifiesta e indisputable, necesariamente hará que inscripción, posesión y propiedad sean términos idénticos; la propiedad territorial de toda la República a la vista de todos, en un cuadro que representaría, por decirlo así, instantáneamente sus limitaciones, cargas y divisiones sucesivas.( Del mensaje del ejecutivo al Congreso proponiendo la aprobación del Código Civil.)
Prueba evidente de haberse cumplido el el propósito señalado en el Mensaje, es que a la fecha, prácticamente todos los bienes raíces del país se encuentran inscritos, no hay desde hace muchos años juicios reivindicatorios y el crédito hipotecario es sumamente importante en nuestra economía.
ESTADO ACTUAL DE LA OPERATORIA REGISTRAL
La registración debe hacerse en papel en cuadernillos que luego se empastan en tomos de no más de 500 fojas y puede la inscripción ser manuscrita o mecanografiada o usar de otras formas que leyes especiales autoricen, como ocurre con los actos y contratos otorgados por organismos habitacionales en que la registración consiste en la agregación de un ejemplar del contrato respectivo autorizado por notario a los registros de Propiedad, Hipotecas y Gravámenes y de Interdicciones y Prohibiciones de Enajenar que contempla nuestro ordenamiento registral, según sea el caso.
Sin perjuicio de señalar que la registración manuscrita es usada aún por algunos pocos Conservadores, son los más los que desde el año 1983, en que se autorizó la registración mecanografiada, confeccionan los asientos registrales por este medio y desde el año 1986 muchos hacen uso de sistemas computacionales mediante procesamiento de textos.
La aplicación de métodos computacionales para la registración, confección de los índices que exige la ley para accesar a la información registral y para la confección de los certificados que reflejan la situación registral de cada inmueble, ha permitido la formación de base de datos en cada uno de los oficios que han adoptado el uso de la computación.
Agréguese a esto el empleo de fotocopiadoras, de escáners para la exacta transcripción de los extractos de los contratos de sociedad inscriptibles en el Registro de Comercio, el empleo del fax para la recepción de solicitudes de actuaciones registrales y la remisión al usuario de copias de inscripciones y certificados por este mismo, medio como así también el respaldo de inscripciones y planos en microfilms en algunos oficios, como el de Santiago por ejemplo, y podremos concluir que la generalidad de los Conservadores han demostrado un evidente propósito de modernización en la operatoria registral.
Aumentada de esta manera la capacidad de respuesta a los diversos requerimientos de actuaciones registrales al darse más celeridad a los procesos de inscripción, otorgamiento de certificados y dación de copias, ha podido responderse con eficiencia al incremento del comercio inmobiliario, al aumento sustancial del crédito hipotecario, al oportuno cumplimiento de los programas de vivienda para los sectores de menores ingresos y al evidente aumento de las inscripciones del Registro de Comercio, atendida la dinamicidad de nuestra economía.
La mantención de la función registral dentro de la esfera del Poder Judicial, a cargo de abogados que son Auxiliares de la Administración de Justicia, sujetos a la potestad administrativa, disciplinaria y económica de la Corte Suprema y sujetos por ende a su calificación, es garantía de un adecuado cumplimiento de sus funciones como agentes del Estado encargados de la fé pública registral. Súmese a esto el régimen de semiprivatización de la función, que se traduce en que el equipamiento de los oficios, y la contratación del personal y su remuneración es de cargo de los Conservadores.
Son de cargo de éstos igualmente los gastos corrientes y de capital que sufragan con los derechos que perciben directamente de los usuarios, los cuales pagan éstos en proporción al monto del acto o contrato inscriptible y la frecuencia de las actuaciones registrales requeridas, lo que unido a las fijación de tales derechos por el Ministerio de Justicia, con el límite de un monto máximo, más diversas rebajas y exenciones de tales derechos arancelarios en beneficio de los usuarios de bajos ingresos y para el desarrollo de planes habitacionales, ha significado contar con un servicio registral eficiente, de costos prudentes y sometido a la tutela estatal, sin que signifique costo para el Estado sino que para el usuario si éste no goza de exenciones o rebajas de tales derechos.
Lo dicho no significa sin embargo que el sistema no pueda ser perfectible y que existan casos particulares de Conservadores que no han sabido adecuarse a las exigencias del mercado inmobiliario en lo que a ellos compete, pero en todo caso, la perfectibilidad del sistema es posible de lograr por la vía de la voluntad de cambio asumida o impuesta.
PERFECTIBILIDAD DEL SISTEMA REGISTRAL
Veamos ahora cuales pueden ser los puntos perfectibles del sistema registral. Estos serían:
1) La registración en medios magnéticos con los debidos respaldos para la adecuada seguridad de la información registral
2) La intercomunicación entre los oficios de manera tal que, constituyendo una red registral, las actuaciones puedan ser requeridas en cualquier oficio e igualmente la información registral obtenida a través de cualquiera de ellos o directamente por el usuario desde su domicilio y
3) La uniformidad de criterio para la calificación de títulos.
REGISTRACION EN MEDIOS MAGNÉTICOS
La registración si bien en muchos oficios se hace mediante el uso de computadores y mediante el procesamiento de textos, los asientos registrales deben consignarse en papel, los cuales se archivan formando Protocolos de no mas de 500 fojas.
Este procedimiento de registración – modernizado en su confección según ya se expresó, es sin embargo el mismo y único que podía implantarse el año 1857 y que tiene los siguientes inconvenientes.
1)Es un archivo único que impide su consulta simultánea.
2)Carece legalmente de respaldo y si se siniestra debe reconstituirse a partir de las copias que de los títulos respectivos suministran los interesados.
3)A mayor incremento del mercado inmobiliario y consiguientemente de la registración, aumenta sustancialmente el volumen de los archivos.
4)Se dificulta su accesamiento desde punto remoto, a menos que a partir de los asientos registrales en papel y mediante el uso de escáners, con dicha información se forme un archivo en medios magnéticos que sí permita su consulta simultánea in situ o desde punto remoto, mediante la implementación de archivos magnéticos accesibles por medio del uso del modem o imagen digitalizada según se trate de la consulta de inscripciones o planos.
5)La existencia de un Registro de Propiedad, de otro de Hipotecas y Gravámenes y otro de Interdicciones y Prohibiciones de Enajenar en que deben practicarse las inscripciones respectivas según su naturaleza, aún cuando digan relación con un mismo inmueble, dificulta y hace más lento el proceso de inscripción y de accesamiento a la información registral, ya que la información completa requiere la consulta de tres Registros.
6)En cada una de las inscripciones relativas a un mismo inmueble que se practican en los diversos Registros, debe consignarse información que se triplica causando así demora en las registración y aumento de volumen de los archivos que demandan mayor espacio para su almacenamiento y más tiempo para su consulta.
7)Por ser el archivo registral un archivo vivo sujeto a modificaciones más o menos permanentes, hace que la información que de ellos se obtiene, puede no ser lo exacta que sería deseable en relación a determinado momento; así un inmueble que hoy es enajenable según el respectivo certificado, puede que mañana ya no lo sea por estar embargado o sujeto a una medida precautoria de prohibición de celebrar actos y contratos a su respecto.
Fuera de los señalados pueden existir otros inconvenientes, pero estos solos ameritan desde ya una modificación al sistema registral que signifique:
a) Sin perjuicio de mantener los tres registros y el sistema de folio personal concentrar las inscripciones que deban practicarse en ellos en un archivo magnético.
b) Asignar a cada uno de los inmuebles un numero de identificación que deberá consignarse igualmente en cada una de las inscripciones que se practiquen y que tengan relación con él y constituirá la llave de acceso a los respectivos asientos registrales.
c) Respaldar diariamente la información registral que se vaya generando de modo tal de mantener doble archivo para precaver todo deterioro o perdida de la información o adulteración de la misma.
d) Mantener el sistema de índices onomásticos que deberá ser complementado con el Rol Único Nacional o Rol Único Tributario seguían se trate de personas naturales o jurídicas que figuren en el índice como titulares de las inscripciones respectivas.
e) Complementar la información que figura en el Libro Repertorio con la indicación del numero que corresponda al archivo en medio magnético, a las inscripciones practicadas y la fecha de éstas, y
f) Finalmente, si se quiere mantener el sistema de inscripción en Registros como actualmente se hace, que las inscripciones que consten en dichos Registros debidamente numeradas correlativamente, contengan sólo la individualización del titular de la inscripción y ubicación del inmueble,la naturaleza de la inscripción y la referencia al respectivo archivo magnético en que constan las inscripciones.
La sustitución del actual sistema de inscripción en papel por el uso de medios magnéticos requiere la agregación de un titulo nuevo en el Reglamento del Registro Conservatorio y para ello se requeriría por consiguiente de una ley cuyo fundamento sería el siguiente.
FUNDAMENTO DE LA AGREGACIÓN DE UN TITULO AL REGLAMENTO CONSERVATORIO
La importancia que ha adquirido el mercado inmobiliario hace necesario modificar el sistema registral para dotar a éste de la debida agilidad operacional sin que por ello se afecte la seguridad y certeza jurídica que desde su creación, el año 1857, ha significado una eficaz protección del derecho de propiedad y de los demás derechos reales sujetos a registración y que la ley acertadamente encomienda a funcionarios auxiliares de la Administración de la Justicia.
La registración inmobiliaria tiene como objetivos solemnizar actos y contratos, resguardar derechos y darle a los actos y contratos sujetos a registración, una adecuada publicidad. A siglo y medio de su creación y contándose a la fecha con los adelantos tecnológicos que permiten cumplir los objetivos antes referidos con mayor eficacia y permitiendo el además acceso simultáneo a la información registral a varios usuarios in situ, o a distancia, es evidente la necesidad de incorporar los adelantos tecnológicos a la registración. Siendo actualmente posible, con el empleo de los sistemas computacionales y comunicacionales con que actualmente se cuenta, mejorando ostensiblemente la con la registración y su archivo, sin alterar el sistema en uso, puede sustituise el medio físico en que se practican los asientos registrales usando para ello medios magnéticos para la registración escrita y discos ópticos para el archivo de los planos.
Con la adopción de estos sistemas de registración y archivo se logra:
a) Agilizar la registración al concentrar en archivos procesados computacionalmente los respectivos asientos.
b) Mejorará la publicidad al constar en un solo documento toda la información registral concerniente a cada inmueble y
c) Facilitar el accesamiento a la información registral. Para el logro de estos objetivos se agregaría al Reglamento del Conservador de Bienes Raíces contenido en el Decreto con Fuerza de ley dictado en virtud del articulo 695 del Código Civil, un nuevo titulo que reglamente la registración en medios magnéticos y discos ópticos con su debido respaldo.
De acuerdo a lo expuesto cabría agregar un titulo noveno (IX) que se denominaría de la inscripción en medio magnético.
TEXTO DEL TITULO NUEVO
Este titulo agregado como titulo noveno pasando en consecuencia los actuales títulos IX, X, XI, a ser X, XI y XII respectivamente y que se iniciaría con el articulo numero 93 señalaría:
Art.93.- Las inscripciones que según el Código Civil deben efectuarse en el Registro del Conservador de Bienes Raíces deberán hacerse en medios magnéticos asignando a cada inmueble a cuyo respecto se practique una inscripción un numero que lo identifique el que deberá consignarse al comienzo de cada una de las inscripciones y sub-inscripciones que se refieran a un mismo inmueble.
Art.94.- El registro del Conservador en medio magnético se compondrá de seis módulos destinados a recibir numerados dentro de cada módulo la siguiente información:
1 En el modulo uno, denominado Descripción del Inmueble, se consignarán:a) la región, provincia, comuna, ciudad, pueblo o localidad en que el inmueble se encuentra situado. b ) el numero el rol para los efectos del pago de la contribución de bienes raíces y el numero del o los planos archivados en el Conservador referentes al inmueble cuando ello proceda. c ) El nombre de la calle, pasaje o camino en el cual se encuentra la entrada principal del inmueble, el numero municipal que tuviese asignado o el hecho de carecer de él, como así también cualquier otro numero o forma de individualización que figure en titulo y que tenga por objeto su adecuada individualización. ch ) Los deslindes del inmueble con expresión de sus medidas según aparezcan ellos en el titulo y en el plano si lo hubiere. Si se trata de un inmueble acogido a la ley de venta por pisos o departamentos se consignarán los deslindes del sitio en que se encontrara construido el edificio del cual el inmueble forma parte.
d) Tratándose de la primera inscripción en este medio se indicará también la foja, numero y año de la inscripción vigente en el Registro de Propiedad.
2 En el módulo dos, que se denominará Individualización del Título se consignaran .
a ) La naturaleza del titulo que contiene los actos o contratos cuya inscripción o sub inscripción deba practicarse, su fecha y la notaría, juzgado o repartición en que se originó.
b ) La individualización de las partes por sus nombres y apellidos si se trata de personas naturales o su denominación si se trata de personas jurídicas seguida de los respectivos rol único nacional o rol único tributario en su caso y la calidad en que dichos partes comparecen.
c ) Los actos y contratos que se contienen en el título y la clase de inscripción o subinscripción que corresponda practicar.
Cada uno de los asientos registrales que se consignen en este módulo irán precedidos del numero que le hubiera correspondido a su anotación en el Libro de Repertorio y de un numero correlativo que se asignará a cada asiento registral, el que deberá consignarse al comienzo de cada uno de los asientos que se estampen en los módulos siguientes y que digan relación con el titulo respectivo en este módulo.
3 En los módulos tres, cuatro y cinco, que se denominaran el tres Registro de Propiedad, el cuatro Registro de Hipotecas y Gravámenes el cinco Registro de Prohibiciones de Enajenar, se practicaran las inscripciones que con arreglo a los artículos 32, 52 y 53 de este Reglamento deben practicarse en el Registro Conservatorio.
En los respectivos asientos registrales numerados correlativamente dentro de cada módulo se consignará aquella información que según su naturaleza corresponda para su debida comprensión indicando en todo caso el monto del acto o contrato o la circunstancia de carecer de él.
4 En el modulo seis, que se denominará Subinscripciones, se practicarán éstas numerándolas correlativamente y consignando además el numero asignado al titulo respectivo en el módulo dos.
Cada uno de los respectivos asientos registrales se cerrará con la fecha en que se practica seguido de la firma digitalizada del Conservador.
Art.95.- De las inscripciones y subinscripciones que se practiquen con arreglo a las disposiciones de este título se dejará constancia, según la naturaleza de ellas en el libro respectivo de los que se mencionan en el artículo 31 de este Reglamento.
Estas constancias que se enumerarán correlativamente y en cuyo margen izquierdo se consignarán lo números de la anotación del Título en el Libro Repertorio y el que corresponda en este archivo computacional al inmueble de que se trate contendrán a los menos.
1) Los nombres y apellidos del Titular de la inscripción.
2) La ubicación del inmueble.
3) La naturaleza del titulo en cuya virtud se practica la inscripción y su fecha.
4) Lugar y fecha en que esta constancia se practica y la firma del Conservador.
Del numero que le hubiera correspondido a cada constancia, la que deberá efectuarse a más tardar dentro del segundo día de efectuada la inscripción, se dejará testimonio dentro de igual lapso en el asiento respectivo de módulo dos.
Art.96.- Si la inscripción no es de aquellas que según el articulo 32 inciso 1 de este Reglamento deben practicarse en el Registro de Propiedad, se practicará previamente ésta consignando en los módulos uno y dos los datos correspondientes según figuren éstos en la inscripción de dicho Registro.
Art.97.- Practicadas las inscripciones o subinscripciones con arreglo a este titulo se consignarán en el Libro Repertorio el numero del archivo computacional y la fecha de la o las inscripciones practicadas en él y el numero y fecha de la constancia a que se refiere el artículo precedente.
Art.98.- Las inscripciones que por su naturaleza no sean susceptibles de practicarse en la forma prevista en este titulo continuaran sujetos al actual régimen de registración. Es igualmente aplicable esta disposición a los subinscripciones que deban practicarse al margen de inscripciones no practicadas con arreglo a las disposiciones de este titulo.
Art.99.- Los actuales artículos 93 y siguientes del Reglamento del Registro Conservatorio de Bienes Raíces pasan a numerarse 100 y así sucesivamente hasta el numero 109 que corresponderá al actual articulo 102.
Disposición Transitoria .- El sistema de registración previsto en este titulo nuevo podrá aplicarse por los Conservadores de Bienes Raíces previa autorización de la Corte de Apelaciones respectiva desde la fecha que en dicha autorización se indique.
En todo caso, todos los Conservadores de Bienes Raíces deberán formar un banco de datos registrales con arreglo a las disposiciones pertinentes de éste titulo dentro de los 180 días siguientes a la fecha de la publicación de esta ley. Los testimonios que certificados por ellos otorguen, tendrán el mismo valor legal que las copias y certificados que actualmente dan y otorgan.
CONCLUSIÓN
El actual sistema registral tiene las virtudes y falencias que se han señalado. El proyecto del nuevo titulo que se sugiere agregar al Reglamento sin alterar el sistema registral, creemos que mejora la mecánica operacional registral, pero conscientes de la natural resistencia al cambio mediante la disposición transitoria se persigue:
1) Dejar entregado a la voluntad de cambio de cada Conservador y de acuerdo a la realidad registral de su territorio jurisdiccional aplicar o no el sistema que reglamenta el nuevo titulo.
2) Que sea la Corte de Apelaciones respectiva la que autorice la adopción del nuevo sistema de registración. Dada dicha autorización a unos es indudable que otros Conservadores también la solicitarán y si así no ocurre y el nuevo sistema demuestra sus bondades, la Corte tendrá antecedentes suficientes para estimar adecuada o no la aplicación de dicho sistema a cada caso en particular y del mismo modo, contar con un antecedente importante para la calificación de cada Conservador.
3) El hacer en cambio obligatoria la formación de un banco de datos de información registral permitirá contar con una praxis de registración computacional a cada Conservador y apreciar en terreno las bondades de tal sistema y de este modo, con esa experiencia, solicitar la autorización para darle aplicación si la naturaleza y volumen de trabajo registral en su caso especial así lo amerita.
La obligatoriedad de formar una base de datos de información registral, aplicando para ello el sistema de registración que reglamenta el nuevo titulo que se sugiere se introduzca en el Reglamento del Registro Conservatorio de Bienes Raíces, permite darle aplicación práctica al sistema de registración propuesto y fuerza legal al documento único que, con la historia registral de cada inmueble, se genera computacionalmente conseguiéndose con ello.
a ) Hacer posible la intercomunicación de la información registral y la obtención de ésta de manera más dinámica in situ y a distancia como ya se ha dicho en esta monografía.
b ) Agilizar el sistema registral.
c ) Mejorar la publicidad registral.
4 ) Implantar como plan piloto este sistema de registración computacional.
5) Dejar abierta la posibilidad de conciliar el actual sistema de registración con el propuesto y si se adopta el sistema de constancia en medio papel que se contiene en el articulo 95 del proyecto de reforma sugerido permitir a su vez.
a ) Vencer la natural resistencia al cambio.
b ) Mantener el actual sistema de registración en libros.
c ) Facilitar a partir de dichas constancias la confección de índices que contempla el sistema en vigor y
d ) Sin perjuicio del respaldo de la información en medios magnéticos, contar con este respaldo en este medio más tradicional.
6) Aprovechar los sistemas de registración por medio de sistemas computacionales, de bases de datos de información registral actualmente en uso que permiten el otorgamiento de certificados de la situación registral de inmuebles y otras experiencias ganadas en este campo por la mayoría de los Conservadores chilenos y
7) Perfeccionar tales sistemas y en definitiva contar con un régimen registral acorde con las exigencias actuales y la tecnología de la cual se puede disponer para beneficio del sistema, de los responsables de él y de los usuarios.
