Autor: Edmundo Rojas

Los Conservadores de Bienes Raíces, Notarios y Archiveros Judiciales, deberían contar con un portal web en el cual tendrían que:

A) Mantener una transcripción de las anotaciones practicadas en el Libro Repertorio con las siguientes menciones adicionales:

1. RUN o RUT de las partes que intervienen en el acto o contrato cuya inscripción se requiere y calidad en que lo hacen.
2. Número del Repertorio asignado en la Notaría en que dicho acto o contrato se ejecuta o celebra.
3. Monto del acto o contrato o la circunstancia de carecer de éste.
4. Foja, número y año de la inscripción anterior o de aquella que se menciona en el acto o contrato según la naturaleza de éste.
5. Número del folio real que se asigna al que se abre respecto de la o las unidades inmobiliarias amparadas por una misma inscripción.
6. Número de rol de avalúo asignado a cada una de las referidas unidades inmobiliarias seguido de su respectiva clasificación.
7. Derechos arancelarios cobrados por concepto de:

a) El tanto por mil del monto del acto o contrato o derechos fijos según proceda.

b) Copias señalando la cantidad de carillas.

c) Certificados y su naturaleza.

d) Otro tipo de derechos indicando su naturaleza.

B) Deberán los Conservadores también mantener un sistema de folio real por cada inmueble amparado por una misma inscripción de dominio según el siguiente formato:

1. Nº de Folio Real asignado al inmueble.
2. Nº de Folio Real Matriz para consignar el número de folio real asignado al inmueble que hubiera sido objeto de una subdivisión predial u objeto de acto o contrato por el cual se transfiere separadamente una unidad inmobiliaria que formaba parte de una amparada por una misma inscripción.
3. Número bajo el cual se encontrase archivado el plano que diga relación con el o los inmuebles a que el folio real matriz se refiera.
4. Rol o roles asignados para el efecto de las contribuciones a la o las unidades inmobiliarias correspondientes y amparadas por una misma inscripción.
5. Región, provincia, comuna, ciudad, calle o camino y el número asignado en él o el hecho de carecer de número y si se trata de departamento, estacionamiento, bodega, local u otro tipo de unidad inmobiliaria, el número que tenga asignado en el edificio, pasaje o conjunto inmobiliario de que forma parte.
6. Los deslindes del inmueble o del sitio en que se encontrare construido el inmueble tratándose de una unidad inmobiliaria que sea parte integrante de un inmueble regido por la ley de condominios.
7. La superficie del predio en que se encontrare la construcción.
8. Copia de la inscripción de dominio vigente a la fecha en que respecto del inmueble a que se refiere dicha inscripción se abre el folio real, como así también de las inscripciones practicadas en los Registros de Hipotecas y Gravámenes y de Interdicciones y Prohibiciones de Enajenar que se encontraren igualmente vigentes a la fecha antes indicada. La foja, número y año de las referidas inscripciones deberán consignarse en los segmentos respectivos correspondientes a cada uno de los Registros mencionados de manera tal que su texto pueda ser visualizado al hacerse el link respectivo. Además del módulo anterior el folio real tendrá tres módulos destinados a contener cada uno de ellos el resumen se las inscripciones practicadas en los Registros de Propiedad, Hipotecas y Gravámenes y de Interdicciones y Prohibiciones de Enajenar, numeradas correlativamente.

1) Módulo Registro de Propiedad: En este módulo se consignarán:

a) El número de Repertorio asignado al título cuya inscripción se refiere y la fecha de la anotación respectiva.

b) Individualización del adquirente seguido de su RUN (Rol Único Nacional) o RUT (Rol Único Tributario) según éste sea persona natural o jurídica.

c) Naturaleza de la inscripción.

d) Monto del acto o contrato o la circunstancia de carecer de él y forma de pago en su caso.

e) Notaria, oficina o tribunal en su caso y fecha en que se otorgó el título y número de Repertorio notarial del mismo cuando se trata de escritura pública y, en su caso, la oficina o tribunal en que se generó el título y su fecha y en tal caso el número de la resolución administrativa o número de rol (número asignado a la causa) según corresponda.

f) Observaciones para consignar cualquier circunstancia de interés coetáneo, posterior o anterior a la inscripción, (como por ejemplo para el caso de una propiedad que se encontraba inscrita en otro Conservador de Bienes Raíces, que ya dejo de ser competente) rectificaciones, aclaraciones o enmiendas hechas al título o a la inscripción, las que deberán constar al margen de la inscripción en el Registro de Propiedad. Además se consignará cualquier otra circunstancia de interés para la debida inteligencia de la inscripción.

2) Módulo Registro de Hipotecas y Gravámenes: Este módulo contendrá la siguiente información.

a) Número de Repertorio notarial asignado al título y fecha de la anotación.

b) Naturaleza del acto o contrato.

c) Monto si procede.

d) Individualización del acreedor o acreedores por su nombre y apellidos o denominación y su RUN o RUT .

e) Individualización del obligado.

f) Notaría, oficina o tribunal en que se generó el título y su fecha y número de Repertorio notarial o número de la resolución administrativa o número de rol (número asignado a la causa).

g) Subinscripciones. En este segmento del módulo se consignarán éstas, indicando su naturaleza, notaría, oficina o tribunal y en tal caso el número de Repertorio o número de resolución, en que se generó el título y fecha de éste, más la fecha de la actuación registral respectiva.

h) Observaciones: En este segmento se consignará todo antecedente que se estime necesario para la debida inteligencia de la inscripción o subinscripciones practicadas, en especial las que digan relación con rectificaciones, aclaraciones o enmiendas hechas al título, a la inscripción o subinscripciones, haciendo además referencia al número respectivo dentro del segmento pertinente del folio.

3) Módulo del Registro de Interdicciones y Prohibiciones de Enajenar: Este módulo contendrá iguales segmentos que el módulo anterior. La información deberá incorporarse a más tardar al tercer día siguiente hábil a aquel en que se haya requerido la inscripción o subinscripción respectiva. Certificados Los certificados de dominio vigente, como así también los de hipotecas y gravámenes y de interdicciones y prohibiciones de enajenar y de litigios que digan relación con inmuebles que cuentan con folio real a su respecto, consistirán en copia del respectivo folio real ya sea en medio papel o medio electrónico suscrito con la firma ológrafa o electrónica avanzada del Conservador según sea el caso. Repertorio: Los notarios deberán mantener en el portal electrónico su Repertorio el que deberá ser consultado por el Conservador respectivo luego de la anotación del título en su libro Repertorio, el que además llevará en formato electrónico en el Portal respectivo el que debe contener la siguiente información:

a) Número de Repertorio.

b) Fecha y hora de la anotación respectiva.

c) Naturaleza del o los actos o contratos contenidos en el título y cuya inscripción se requiera y monto de cada uno de ellos.

d) Notaría u oficina de origen y si es notaria el número de repertorio asignado.

e) Cantidad de copias en que se pide se certifique las inscripciones o subinscripciones que se requieren.

f) Nombre y apellidos y RUN o designación y RUT del titular de la inscripción.

g) Foja, número y año de la inscripción de dominio precedente y apellidos y nombres y RUN o RUT del o los titulares de la inscripción anterior en el caso de transferencia o transmisión del dominio o de la inscripción vigente si es inscripción de hipoteca u otros derechos reales o contratos sujetos a inscripción se tratare o número de folio real si el inmueble objeto de la inscripción o subinscripción se encuentra incorporado ya a dicho sistema.

h) Foja, número y año de cada una de las inscripciones y/o subinscripciones practicadas.

i) Cantidad de copias de dichas inscripciones que se hubieren expedido e igual información respecto de los certificados otorgados.

En lo que dice relación con los notarios éstos deberán mantener igualmente en el portal su repertorio con las menciones indicadas, en relación a los Conservadores en lo que fuere pertinente y en lo referente a las escrituras que ante ellos se otorguen y documentos que protocolicen; o sea las menciones de las letras a), b) en lo relativo a la fecha, c), f), i) y j).

Tanto los notarios como los conservadores deberán remitir mensualmente dentro de los 10 primeros días del mes siguiente y en formato electrónico la información contenida en sus respectivos libros Repertorio como así también copia de la documentación referente al pago de imposiciones a impuesto a la renta de los auxiliares de secretaría que se desempeñan en el oficio a su cargo y dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción, la información complementaria que se le solicite, ya sea por la Corporación Administrativa del Poder Judicial, o Corte de Apelaciones respectiva.

Los notarios y conservadores deberán arbitrar las medidas para disponer de este portal electrónico único a más tardar el dos de enero del año 2009, a su costa, para lo cual deberán organizarse de manera tal que el portal sea uno solo para todos ellos y dentro del mismo el oficio a su cargo cuente con un segmento particular. Los costos de implementación de dicho portal deberán ser prorrateados en proporción al número de escrituras otorgadas por cada notario e inscripciones practicadas en el trienio 2005, 2006 y 2007 para lo cual deberán remitir dicha información a la Corporación Administrativa del Poder Judicial dentro de los 15 días siguientes a la publicación de este auto acordado en el Diario Oficial para el efecto de que dicha Corporación señale a cada notario y conservador el porcentaje en que deberá concurrir al financiamiento de dicho portal, su implementación y posterior administración como así también al pago que demande la certificación de la firma electrónica avanzada cuyo uso para notarios, conservadores y archiveros fue reglamentada por el auto acordado del 13 de octubre del 2006 y publicado en el Diario Oficial del 10 de noviembre del año 2006.