Autor: Edmundo Rojas
La ley número 19.799 sobre firma y documento electrónico dispone en el artículo 3 letra b) que ella no es aplicable a lo actos o contratos en que la ley requiera la comparecencia personal de alguna de las partes, caso en que se encuentran los actos y contratos que deben celebrarse por escritura pública y que es el antecedente registral idóneo por excelencia.
La inscripción en los Registros a cargo de los Conservadores se practica por éstos con copia de las escrituras públicas y por ende, nada obstaría a que dichas copias pudieran ser otorgadas mediante documento electrónico suscrito por el notario ante el cual se hubiere extendido la escritura con su firma electrónica avanzada para los efectos de su inscripción en el o los respectivos registros a cargo del Conservador. Practicada la o las inscripciones pertinentes en el o los respectivos Registros según proceda, la copia o copias de dicha o dichas inscripciones pueden a su vez otorgarse en documento electrónico suscrito a su vez con la firma electrónica avanzada del Conservador.
Del mismo modo, en lo que a los Conservadores se refiere, los certificados de hipotecas y gravámenes y de interdicciones y prohibiciones de enajenar, y de litigio en su caso, de repertorio y vigencia de inscripciones, pueden otorgarse mediante documento electrónico autorizado con firma electrónica avanzada por el Conservador.
Es más, los Registros a cargo del Conservador, toda vez que los asientos registrales son un extracto del acto o contrato de que da cuenta la copia fiel de uno u otro, no requiere de la comparecencia personal de las partes y el requerimiento de la inscripción puede hacerlo el portador de copia autorizada por el Notario ante quien se otorgó, lo que permitiría que dicha inscripción se practicara con la copia de la respectiva escritura pública suscrita con la firma electrónica del Notario autorizante si tanto el Notario como el Conservador disponen de un sistema electrónico para tal efecto y cuentan con un servicio de certificación de firma electrónica.
Fuera de la aplicación de las disposiciones de la ley número 19.799 para los casos señalados, no tiene otra en lo que a Conservadores y Notarios respecta. En el caso de los Conservadores, para que la registración pudiera llevarse en un medio electrónico, en lugar del medio de papel, se requiere de la introducción de otras reformas legales para adecuar el sistema registral a la aplicación de la tecnología informática, ocasión propicia también para sustituir el folio personal por el folio real, que por sus características, se concilia mejor con la registración en medios electrónicos, lo que a su vez optimiza la gestión registral.
Es indudable la necesidad de adaptarse al uso de la tecnología informática en la gestión notarial y registral creando a su vez la entidad certificadora de la firma electrónica de ambos Auxiliares de la Administración de Justicia pues, atendida la calidad de funcionarios del Estado integrantes del Poder Judicial y depositarios de la fe pública, Notarios y Conservadores son los llamados a crear, administrar y supervisar la certificación de la firma electrónica avanzada con la cual los Notarios dan fe del conocimiento de las partes que ante ellos suscriben los actos y contratos que los Conservadores inscriben en los Registros a su cargo y con lo cual hacen así devenir los derechos personales en derechos reales, cautelan mediante la inscripción de tales actos o contratos los derechos y obligaciones de que dan cuenta y responden de la integridad física de las inscripciones que practican, facilitan su consulta atendido el carácter esencialmente público de los Registros en el caso de los Conservadores y de los protocolos en el de los Notarios y que bajo la responsabilidad de los Archiveros, función que en general cumplen también los Conservadores, salvo contadas excepciones como ocurre en Santiago en que hay un Archivero Judicial y en algunas otras ciudades como por ejemplo San Miguel, Valparaíso y Buin en que dicha función la cumple un Notario, antes de pasar al Archivo Nacional.
Así, de este modo, todo el patrimonio documentario nacional que da testimonio de actos y contratos y especialmente del derecho de dominio sobre inmuebles, aguas, minas, derechos societarios, y sobre prendas, está a cargo del Poder judicial que lo protege con el concurso de los Conservadores, Archiveros y Notarios, auxiliares de dicho Poder del Estado que, como se ha dicho, son entonces los llamados a certificar las firmas electrónicas avanzadas con que ellos y según la ley número 19.799 pueden estampar en los documentos electrónicos que expidan en las condiciones y con los requisitos previstos en las leyes que regulan sus funciones y en la ley número 19.799 que ahora permite el uso de los medios y la tecnología informática aplicada a las funciones que les son propios y cuya importancia tanto social como económica es indiscutible.
En conclusión, en la función notarial y registral puede, en lo pertinente, aplicarse la ley número 19.799 y adoptar el uso de la tecnología informática incorporando los medios materiales para ello, creando la entidad encargada de mantener una red para tal efecto atendida las características que actualmente tiene la economía y con la cual nuestra función se encuentra ligada, máximo cuando nuestro país ha celebrado acuerdos de libre comercio con la Unión Europea, Estados Unidos de Norteamérica, Canadá, Corea del Sur y México, por ahora, lo que a su vez nos exige crear a nosotros la entidad certificadora de nuestras firmas y para lo cual se dispone de la ayuda financiera de entidades de crédito nacionales y extranjeros empeñadas en que se optimice la gestión registral patrimonial.
Solo falta que haya una decisión de nuestra parte.
