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La digitalización como instrumento de modernizacion del registro

Edmundo Rojas García
Director Revista Fojas y Presidente Honorario de la Corporación Chilena de Estudios de Derecho Registral

Otrora el Departamento de Estudios de Derecho Registral, creado en el seno de la Asociación de Notarios y Conservadores, y ahora la Corporación Chilena de Estudios de Derecho Registral, junto con tender a uniformar los criterios frente a la calificación de los títulos y cumplir otros objetivos que en los estatutos de la Corporación se señalan, ha tenido como una de sus principales metas la modernización de la gestión registral, para lo cual :

1) Ha propiciado la incorporación del Folio Real como instrumento de apoyo y en este mismo sentido ha hecho suyo el proyecto de modificación del Reglamento Conservatorio para sustituir por este sistema registral el del folio personal sin perjuicio de dejar subsistente éste en lo que tiene de ventajoso como lo ha demostrado con su aplicación por casi siglo y medio.

2) Puso en marcha el proyecto, en gran medida cristalizado, para la incorporación de la computación a los oficios registrales.

3) Propició el uso del fax para dar un mejor servicio a los usuarios, con lo cual se dio también satisfacción al Ministro de Justicia de la época que así nos lo había pedido, lo que al momento de darle cuenta acerca del cometido nos permitió decirle con entera propiedad: Sr. Ministro Cumplido, cumplido.Hay que añadir que este medio fue lo que al día de hoy es el correo electrónico al que hemos sumado la Internet, procurando de este modo la modernización y la eficiencia en el servicio adoptando lo más avanzado en tecnología disponible.

4) En el seminario del año pasado se dio a conocer el proyecto del sitio web concebido como medio de difusión de lo que es nuestro sistema registral, que contiene además el directorio de los Conservadores y sirve de medio para solicitar actuaciones registrales por vía remota y es también soporte electrónico de la Revista Fojas, lo que permite a quien quiera, editarla en papel tan sólo con utilizar una impresora.

5) Junto con este moderno sistema de comunicación cada conservador dispone de correo electrónico, el que permite la comunicación instantánea e incluso la remisión de diferentes tipos de documentos (textos, planos, etc.).
Así, la instantaneidad del mundo virtual, que es el signo que marca el ingreso al tercer milenio en el contexto de la globalización, nos permite, mediante la tecnología, mejorar nuestra velocidad de respuesta, optimizar la gestión registral, y en la medida que nos incorporamos a élla, ser también agentes de cambio, pues no podemos quedarnos a la vera del camino por el que transita el progreso ya que si adoptáramos la absurda posición de ignorarlo y más aún detenerlo, seríamos arrollados convirtiéndonos en víctimas de nuestra propia incapacidad para captar los signos de los tiempos.

6) Entonces, al folio real de apoyo, la computación, el fax, el correo electrónico, la Internet y también a la Intranet, debemos incorporar el uso de la digitalización para la formación, reducción, resguardo y manejo de los archivos registrales puestos por la ley bajo nuestra responsabilidad para su generación y custodia, ya que mediante la digitalización de textos (las inscripciones) y de imágenes (los planos) podemos según lo recientemente dicho:

a)Mantener en archivos digitalizados y por ende reducidos, la información de dichos textos e imágenes.

b) Cumplir con la obligación de dar publicidad a esa información en condiciones de máxima seguridad en lo que respecta a su integridad física al quedar disponibles para consulta en pantalla (inclusive en autoconsulta) y así evitar su manipulación con las posibles consecuencias que esto trae.

c) Permitir su consulta desde punto remoto.

d) Mantener un archivo digitalizado de los títulos que han servido como antecedente para practicar actuaciones registrales a su respecto y

e) Generar el folio real para cada unidad inmobiliaria o unidades inmobiliarias que estén comprendidas y amparadas en y por una misma inscripción que contenga la o las inscripciones pertinentes y la referencia a textos de los títulos que sirvieron para practicarlas o el texto de éstos, y los planos o sección de los mismos. El contenido del folio real computarizado es un resumen de las inscripciones practicadas en el sistema del folio personal más otros datos tales como el o los roles de contribuciones correspondientes a la o las unidades inmobiliarias a que el folio real se refiere y el número de lasinscripciones mencionadas en los certificados de hipotecas y gravámenes y de interdicciones y prohibiciones de enajenar que a su respecto se hubiesen otorgado, sin perjuicio de mantener un archivo digitalizado de dichos certificados.

De esta manera se salvaguarda el patrimonio documentario registral y también notarial en que este se origina y dejamos a salvo también nuestra responsabilidad en el caso de falsificaciones o adulteraciones de estos últimos documentos al poder confrontarlos con los textos así archivados y el de las inscripciones.

Finalmente, a partir de estos archivos es también posible la reconstitución de estos instrumentos si se llegaran a siniestrar, de mejor y más rápida manera que la actual.

El contenido de esta forma de archivo, su generación, administración y financiamiento se esboza en los párrafos siguientes.

ARCHIVO DIGITALIZADO

A los usuarios que así lo deseen se les prestaría un servicio que consistiría en digitalizar:

1) Los instrumentos en virtud de los cuales se hayan practicado las inscripciones en relación a un inmueble.

2) Las inscripciones respectivas.

3) El plano o sección del mismo que corresponda al inmueble.

4) Los documentos emitidos por el Departamento de Obras de la Municipalidad y otros que el interesado suministre y

5) Un formulario del folio real que contendrá la referencia a los antecedentes antes señalados y además

5.1- El número asignado al folio original y derivado en su caso.

5.2- La región, provincia, comuna y localidad en que se encuentre situado el inmueble.

5.3- La dirección que corresponda al inmueble y sus deslindes.

5.4- El o los roles que correspondan al inmueble y unidades inmobiliarias relacionadas (ej: estacionamientos o bodegas).

5.5- Número, registro y año de el o los planos agregados al archivo de planos del conservador.

5.6- Oficio conservatorio (ciudad sede).

5.7- Fecha y resumen de contenido de certificados otorgados.

5.8- Inscripciones practicadas en el Registro de Propiedad con indicación de:

a) Fojas, número y año de la inscripción.
b) Naturaleza de la inscripción.
c) Titular de la inscripción.
d) Monto del acto o contrato si procede.
e) Notaría u oficina en que se guarda el título y su fecha
f) Subinscripciones.

5.9- Inscripciones practicadas en el Registro de Hipotecas y Gravámenes con indicación de:

a) Fojas, número y año de la inscripción.
b) Fojas, número y año de la inscripción de dominio con que se relaciona.
c) Naturaleza de la inscripción.
d) Titular del derecho real a que la inscripción se refiere.
e) Monto del acto o contrato si procede o indicación de ser hipoteca general o específica en su caso.
f) Notaría, juzgado u oficina en que se generó el título y su fecha.
g) Subinscripciones.

5.10- Inscripciones practicadas en el Registro de Interdicciones y prohibiciones de Enajenar: Iguales menciones al número 5.9 con las adecuaciones respectivas a la naturaleza de este registro.

Generación del Archivo: Cada Conservador incorporaríala información necesaria para crear cada folio real digitalizado y su actualización, y en elevento de que no dispusiera del equipamiento, dicho proceso lo podríaejecutarunaempresa del rubro o laCorporación según resulte económicamente más adecuado.

Administración del Sistema: Esto correspondería a cada Oficio en relación a los inmuebles inscritos en los Registros a su cargo e incorporados al sistema de archivo digitalizado y suministro de información registral por vía remota.

Financiamiento: Este será de cargo del interesado en mantener este archivo digitalizado de la unidad inmobiliaria respectiva y comprendería la generación del archivo, su mantención y actualización.

En lo que respecta al archivo digitalizado de las inscripciones, subinscripciones y certificados que no correspondan a un archivo pagado por el interesado -y susceptible de ser consultado sólo por él en la Internet mediante una clave- cabe precisar que su costo debería ser absorbido por el Conservador y que por tratarse de un gasto necesario para dar este servicio, sería deducible como gasto para producir la renta.
De esta manera se contaría con un archivo de respaldo de la información registral por cada Oficio Conservatorio y a su vez, el interesado que así lo quisiera tendría un rápido y eficiente acceso a la información registral de los inmuebles incorporados al sistema y respecto de los cuales hubiera contratado este servicio. Edmundo Rojas G.

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